解決庫房管理常見問題的方法
一、倉庫的常見問題
1、不遵守先進先出原則(First In，F(xiàn)irst Out—-FIFO)，造成呆貨、廢貨。
2、不按庫位擺放物貨，或移動物貨后，造成無法找到相關(guān)物貨。
3、倉管員不及時把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，結(jié)果造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際脫節(jié)，影響ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性，最終影響到了生產(chǎn)計劃的貫徹和執(zhí)行（有信息但無實物或是無信息但有實物）。標識不統(tǒng)一、不規(guī)范，不是沒有物貨編碼，就是物貨名稱不對，以致無法追查該物貨的歷史狀況。
4、部分倉管員責任心不夠，工作態(tài)度消極，辦事拖拉，庫存盤點不準，以及手工單據(jù)信息不準確(主要是抄寫錯誤，鍵入錯誤)，這都是常有的事。
5、新舊倉管員交接不清，換一個倉管員，沒有真正的交接手續(xù)，對前任倉管員所管的物貨狀態(tài)不明的，干脆就封存起來不予管理，只說’找不到’，造成了不應有的呆滯和浪費。
二、倉庫該如何管理：
倉庫說好管也好管，說難管也難管，首先應理清思路，弄清楚幾個基本問題:
1、“物貨”是什么？“倉庫”是什么？
“物貨”包羅萬象，客觀存在，但那只是其表現(xiàn)形式，其實物貨就是錢，物化了的錢，而倉庫就是放錢的口袋。
錢放在家里不能增值，錢要通過使用或投資流動起來，才能產(chǎn)生價值。同樣，物貨為生產(chǎn)及銷售而快速地流動起來才能創(chuàng)造效益。當然，錢會丟失，也可能被盜，同樣，物貨可能被浪費、被損壞及被盜竊。任何浪費、破壞和盜竊物貨的行為，都是公司財產(chǎn)的巨大損失!
2、物貨管理管什么？
任何一項管理活動，都會涉及時間(T)、質(zhì)量(Q)、成本(C)，這三者彼此牽連，又相互制約，物貨管理也一樣。
T Time時間
指物貨的交期、入庫時間、使用時間、倉儲時間、退貨時間等等
Q Quality質(zhì)量
指物貨本身的質(zhì)量、倉儲質(zhì)量、對有質(zhì)量問題的物貨的處理等等
C Cost成本
指物貨的價格、倉儲的成本、呆滯的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的庫容成本、占用資金造成的資金周轉(zhuǎn)成本
物貨管理如何管
1）先進先出原則(FIFO)。
2）鎖定庫位原則（定置定位）。某物貨固定擺在某庫位，固定庫位就像一個人的家庭地址一樣重要，沒有固定庫位，就無法快速地找到相關(guān)物貨。
3）專貨專用原則，不得隨意挪用對應訂單的物貨。
4）庫存的ABC管理原則：
A類物貨的數(shù)量可能只占庫存的10~15%，但貨值可占庫存價值的60~70%;
B類物貨的數(shù)量可能只占庫存的20~35%，但貨值可占庫存價值的15~20%;
C類物貨的數(shù)量可能占庫存的50~70%，但貨值可能占庫存價值的5~10%。
因此要嚴格控制關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)，也就是要嚴格控制好A、B兩類物貨。
5）“六不入”原則：
①有送貨單而沒有實物的，不能辦入庫手續(xù);
②有實物而沒有送貨單或出票原件的，不能辦入庫手續(xù);
③來貨與送貨單數(shù)量、規(guī)格、型號不同的，不能辦入庫手續(xù);
④IQC檢驗不通過的，且沒有領(lǐng)導簽字同意使用的，不能辦入庫手續(xù);
⑤沒辦入庫而先領(lǐng)用的，不能辦入庫手續(xù);
⑥送貨單或出票不是原件的，不能辦入庫手續(xù)。
6）“五不出”原則：
①沒有提貨單，或提貨單是無效的，不能出放物貨;
②手續(xù)不符合要求的，不能出放物貨;
③質(zhì)量不合格的物貨，除非有領(lǐng)導批示同意使用，否則不能出放物貨;
④規(guī)格不對、配件不齊的物貨，不能出放;
⑤未辦理入庫手續(xù)的物貨，不能出放。
7）一次出庫原則：
每次物貨出庫必須準確、及時及一次性完成，生產(chǎn)線領(lǐng)用物貨必須要拉回自己生產(chǎn)線所屬位置，不能再堆放在倉庫的范圍，以免造成混亂和差錯。
8)門禁原則：
①除倉管人員和搬運人員因工作需要，其他人員未經(jīng)批準，一律不得進入倉庫;
②嚴禁任何人在進出倉庫時私自攜帶物貨;
③有來賓視察時，須在主管級以上人員陪同下方可進入倉庫。
9)“日事日畢、日清日高”原則：
①每個倉管員在每日工作結(jié)束時，進行當天的相關(guān)賬物的自我確認和核查，確保賬目的平衡，找出不足、及時改進，第二天才能進步和提高。
②每日對所管的物貨庫位至少巡查1~2次，保證在庫物貨的品質(zhì)、安全和6S狀態(tài)達標，確保物貨有正確標識，該退的要退給供應商或放入退貨區(qū)，以免產(chǎn)生呆滯。
③倉管員當日的單據(jù)必須在當日錄入系統(tǒng)。
10)以舊換新原則：對有規(guī)定的物貨，嚴格按照“退舊才能換新、領(lǐng)新必先退舊”原則辦理。
三、倉管員工作要求
倉管員每天所做的工作可以概括為：收貨、出貨、退貨、備貨;物貨標識、擺放及賬本(系統(tǒng)數(shù)據(jù))對應的整理工作;’事故物貨’的上報及其管理(因未遵守交期而延遲供給物貨時，就會造成停產(chǎn)事件，這時的物貨就叫’事故物貨’)。責任心，是一種工作心態(tài)，也是一種工作作風，責任心主要取決于人員的素質(zhì)、業(yè)務操作水平及工作環(huán)境的影響。倉管員是倉庫的管家，權(quán)力小但責任大
倉管員的責任心可以表現(xiàn)在
1、對日常的賬與物要做到確認再確認，以確保一致;
2、完成一件工作后要作(做)自我檢查，以出現(xiàn)問題及時解決;
3、對每天的工作進行總結(jié)和反思，以提高工作質(zhì)量;
4、有強烈的時間觀念，凡事及時處理，不說’等一下’;
5、工作主動，而不是被動等待安排;
6、對工作現(xiàn)場管理做到’眼到手到’，按6S要求管理。
倉管員工作規(guī)范中明確要求
1、入庫驗收：
在物貨正確的前提下，入庫時要把好三關(guān)：
①數(shù)量關(guān)：入庫時要點清數(shù)量;
質(zhì)量關(guān)：IQC對來貨質(zhì)量進行檢驗和控制;
③單據(jù)關(guān)：單據(jù)（主要是送貨單、繳庫單）不全不收，手續(xù)不齊不辦。審核收到的單據(jù)與來貨是否相符和一致，并及時錄入ERP系統(tǒng)。
2、保管：
①擺放科學：擺放合理、整齊、標志鮮明、方便存取
②確保質(zhì)量：防銹、防塵、防潮、防壓、防爆、防變質(zhì)、防損害、防跌落
③確保安全：防災、防霉變、防損、防呆滯、防報廢
④帳、卡、物相符(數(shù)量、庫位、狀態(tài)必須與ERP系統(tǒng)一致)
3、盤點：
相當于總結(jié)、規(guī)范物貨的核銷制度，嚴防浪費、消除呆貨及壞帳。
4、出放：
根據(jù)不同的生產(chǎn)需求，決定具體的出貨方式（領(lǐng)貨、以舊換新），目的是確保及時供應生產(chǎn)、保障銷售、服務企業(yè)贏利大計。
不允許負數(shù)出庫，如此，倉庫就不會虧空奇怪的現(xiàn)象
系統(tǒng)的帳上，倉庫物貨庫存數(shù)量竟然會是負數(shù)，這與實際明顯不符。物貨最多用完，數(shù)量為零，怎么會出現(xiàn)負數(shù)呢？出現(xiàn)負數(shù)，則說明庫存的帳目與實際肯定不符。這是一個明顯的錯誤。
四、如何解決盤存中存在的問題
（一）盤點前的準備工作不足以及部門之間的協(xié)調(diào)
除了臨時盤點外，每次周期性或大型盤點前都有許多準備工作要做，如庫位的整理、單據(jù)的收集、賬目的清查以及盤點人員的安排等等。而恰恰是這些基礎(chǔ)的工作卻往往得不到重視。
1.庫區(qū)擺放混亂
因為盤點中除去倉管員外，還有其他相關(guān)部門人員配合，而這些人員對倉庫可能并不熟悉，倉管員在碼放混亂的庫區(qū)中極易讓其他人員暈頭轉(zhuǎn)向。
倉管員卻以自身感受代替別人的感受，而由于倉管員自身的能力不一，造成監(jiān)盤人無法盤點，倉管員有時也忙于查找物品，不但耽誤時間，還容易造成錯誤。
2.單據(jù)的收集
確定盤點時間后，倉儲人員未同相關(guān)人員協(xié)調(diào)好單據(jù)的截止期限，僅在盤點時將倉庫單據(jù)收集起來，殊不知每張單據(jù)都會有流轉(zhuǎn)的時間。例如回庫、在途以及生產(chǎn)線上的物品等等。
3.賬目的清查
不與財務事前核對相關(guān)數(shù)據(jù)，各種倉庫往往都存在一些臨時無單據(jù)的緊急進出貨，而且財務以金額為依據(jù)，而倉庫卻是以數(shù)量為依據(jù)，這其中必然會出現(xiàn)一些差異，這都需要事前核對，統(tǒng)一起來。
以我個人經(jīng)驗，象食品等行業(yè)倉庫都會有價格相同而產(chǎn)品不同或是相反的情況，這些所謂的串貨常常造成盤點的差異。曾經(jīng)在電器商場中出現(xiàn)將樣機漏盤，而又將空調(diào)機模誤盤的現(xiàn)。
4.盤點人員的安排混亂
盤點前無詳細的盤點計劃，人員分工混亂，這在盤點時就會產(chǎn)生一人身兼數(shù)職，而有些人卻又無所事事。有的庫區(qū)早早盤完，有的卻遲遲不見動靜，甚至有的庫區(qū)無人監(jiān)盤，也容易造成漏盤和數(shù)據(jù)的不準確性。
（二）盤點中的問題
1.相關(guān)部門人員的監(jiān)督不力
配合盤點的相關(guān)部門人員往往認為事不關(guān)己，加上對庫區(qū)不熟悉，草草走個過場。倉管員有意隱瞞或過于自信，在盤點中快速帶過。
2.臨時的進出貨
在盤點時盡量讓倉庫處在靜止狀態(tài)中。但在企業(yè)實際運營中必不可免的會出現(xiàn)臨時的進出貨，處理不當既影響運營又造成盤點數(shù)據(jù)錯誤。
3.盤點中的數(shù)據(jù)錯誤
盤點時一次盤過還是會有差錯，無論人員如何認真還是會出現(xiàn)，尤其是在交叉盤點時。我曾在任倉管員時，出現(xiàn)互盤時雙方因商品不熟而錯盤，甚至于自己的庫區(qū)也由于種種原因出現(xiàn)錯盤，未能做到見物盤物。
（三）盤點后的分析
倉庫盤點后給人的感覺往往是輕松的，但盤點分析卻是最重要的環(huán)節(jié)。各類倉庫對庫存物品都會有相應允許的盤點差異，往往讓盤點人員在做分析時當成救命的稻草。
帳實、帳賬差異會有多種原因，不能簡單的因為差異數(shù)在允許范圍內(nèi)而一筆帶過。企業(yè)的運營中也有一些不規(guī)范之處，造成盤點人員將差異歸咎于流程或部門之間的標準上。
1.部門配合
一個正常生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)他的物流是時刻變動的，是一個動態(tài)的指標，而企業(yè)盤點的目的，就是要查出某一個時間點的庫存量，而庫存量卻是一個靜態(tài)的指標，這就形成了一個矛盾，這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點期間暫時停止料物的收發(fā)運作，達到倉庫所需要的無變動狀態(tài)。
所以在盤點期間，即使生產(chǎn)出貨照常進行，也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上，以達到倉庫物料的靜態(tài)。此時的盤點要求只局限于倉庫本身，如果的年底全面盤點，生產(chǎn)和一切物流要全部停止動作，生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫，再進行全面的盤點。
2.人員配置
倉庫的盤點必須配備一定的人員，參與盤點的人員必須具備一定識別和計量物料的能力，對于盤點工作，同時各部門還要有相應的監(jiān)督機制，除倉管員以外，其他部門的人員也必須參與盤點。
比如生產(chǎn)部和財務部，生管部需要檢查庫存品名數(shù)量，財務部不僅要對品名數(shù)量進行監(jiān)督，還要對庫存的價值進行計算，各部門人員的共同參與，一定程度上還增強了盤點人員的隊伍，加速了盤點工作的進行。
3.盤點時間
倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天，當然也會由于臨時的需要進行月中盤點。選擇在月底盤點的優(yōu)勢很多 。
第一，月底盤點與倉庫每月結(jié)賬時間保持一致，更利于查找差異，分析差異原因；第二，月底盤點與財務結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào)，提高了數(shù)據(jù)的使用效率；第三，月底盤點為生產(chǎn)各項數(shù)據(jù)報表與財務月報表提供了真實有說服力的數(shù)據(jù)；第四，月底盤點后的數(shù)據(jù)真實可靠，為下月倉庫數(shù)據(jù)的準確性提供了相應的保障。
4.前期準備
對盤點前的物料，倉庫管理員應該提前做準備。第一，將同一類別，品名的物料放在一起，以便于盤點工作的順利進行；第二，檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄，并核對實物數(shù)量。
5.詳細記錄
盤點人員在盤點期間，必須認真核對實物的品名，數(shù)量，料號，做到準確無誤，對實物過小的原料，還要借助一定的計量工具（如電子稱，卡尺等）進行計量，進行專門的稱量計算。對于貴重材料成品，還要進行重點記錄，精確計量。
6.復盤
根據(jù)概率論原理，同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進行第一次盤點以后，有條件的企業(yè)還要對經(jīng)過盤點的實物進行復盤，以提高數(shù)據(jù)的準確性，減少工作中的失誤。
7.查找差異原因
盤點結(jié)束以后，相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點數(shù)量相比較得到差異，如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍，就必須對差異做出說明與原因分析，差異在合理的范圍內(nèi)，也需要分析差異原因，最后調(diào)整帳務，做到賬實相符。
在這里需要提示的一點就是次月的月初數(shù)應該與本月的盤點數(shù)相等，而不是與帳務結(jié)存數(shù)相等，否則就會將差異數(shù)帶入到下月的帳務當中，盤點也自然失去了他應有的意義和效果。
8.臨時事件處理辦法
倉庫在盤點期間，如果碰到必須的物料收發(fā)，比如急需的供應商送貨，成品的入庫及客戶送貨，通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天（到達下一個月份），并對入庫的原料進行隔離處理（不參與盤點），對出庫的成品在發(fā)貨前盤點（需參與盤點），目的就是在這種緊急情況發(fā)生時，避免造成帳務的混亂和實物的不相符，保持帳務邏輯關(guān)系的順暢。
綜上所述，倉儲是物流的根本所在，一切物品的流轉(zhuǎn)都需經(jīng)過倉庫，而現(xiàn)在各企業(yè)都強調(diào)大物流的概念，這就使得盤點工作尤其重要。
盤點工作對維護企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整準確，及時發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，處理問題，改進工作方面有著相當重要的意義，并為會計信息匯總歸集的準確性提供了相應的保障，對了解企業(yè)資產(chǎn)狀況，物流狀態(tài)提供了第一資料，為公司決策機構(gòu)提供了有力的信息來源。
